Как отчитаться за командировку перед бухгалтерией

Простые правила, чтобы не попасть на бабки, путешествуя за казённый счёт
22 мая 2018

Командировки в другие города и страны почти всегда вносят приятное разнообразие в рутину. Но только до того момента, пока не приходит время отчёта перед бухгалтерией. Рассказываем, как сделать всё правильно и не умереть.

Что считается командировкой

Командировка — выполнение служебного поручения вдали от основного места работы. Но не всякую поездку по делам компании можно так назвать. Если вы забираете детей начальника из садика, это не командировка. Во-первых, компания должна выпустить приказ о направлении в командировку, где указывается цель: что нужно сделать и за какой срок. Во-вторых, работодатель обязан позаботиться о билетах, проживании и еде на время командировки. Уровень вашего комфорта в поездке (номер стандарт или люкс, билеты в купе или СВ) зависит только от его щедрости.

Какие документы нужно собрать

Миссия командированного — задокументировать свою поездку и предъявить все подтверждающие документы: билеты, чеки, договоры. Иначе будет сложно доказать, что вы выполняли служебный долг, а не, скажем, отсыпались дома. Основные отчётные документы: билеты на самолёт, поезд или автобус, договор с отелем или арендодателем, распечатки бронирований, кассовые чеки. В транспортные расходы могут включаться билеты на автобус, маршрутку или стоимость такси. Но только если это прописано в локальном нормативном акте о командировках или в коллективном договоре компании.

Как подтвердить проживание

В гостинице попросите персонал оформить договор об оказании гостиничных услуг и выдать кассовый чек. Если душа жаждет простора, можно снять квартиру. Некоторым бухгалтерам достаточно получить распечатку брони с Туту.ру или Airbnb и чек. Другие могут потребовать оформить с арендодателем договор о найме жилого помещения. Лучше уточнить этот вопрос до командировки. Чтобы не попасть впросак с отчётными документами, до бронирования апартаментов узнайте у собственника, сможет ли он подписать договор. Перед поездкой возьмите в бухгалтерии образец договора.

Как подтвердить транспортные расходы

Отчётные документы для ж/д поездки: распечатка билета (маршрутной квитанции) и электронного кассового чека, которые придут на почту сразу после покупки. Заверять печатью или подписью не нужно. Некоторые бухгалтеры могут попросить выписку со счёта с информацией о платеже. Такую справку можно взять в банке. Также приложите к отчётности документ, подтверждающий уплату сервисного сбора при покупке билета, — его можно скачать в личном кабинете на Туту.ру.

Сохраняйте посадочные талоны на самолёт до возвращения. Если вы их потеряете, готовьтесь умолять авиакомпанию подтвердить ваше присутствие на рейсе. Без посадочного талона отчитаться перед бухгалтерией будет сложно.

Если бухгалтерия не принимает маршрутную квитанцию

Возможно, в вашей компании работают прогрессивные бухгалтеры, которые в курсе всех нововведений. Но ещё встречаются работники бухгалтерии, которые не признают иных документов, кроме бумажных. Если у вас не хотят принять маршрутную квитанцию, распечатайте и покажите письмо Минфина РФ от 17.07.2007 № 03-03-06/4/99. В нём сказано: «оправдательными документами для признания расходов в целях налогообложения прибыли могут являться <…> распечатка электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе и посадочный талон».

Можно ли в командировке ездить на такси

Кто не любит прокатиться с ветерком на такси, особенно за счёт компании? Но прежде чем вызывать машину, убедитесь, что расходы на такси вам возместят. Это можно уточнить, ознакомившись с положением о командировках, принятым в компании. Обычно пользоваться такси в командировке разрешают в том случае, если добраться до места работы нельзя другим способом.

Этот материал был вам полезен?

Чтобы не пропустить наши новые материалы, подписывайтесь на наши сообщества в «ВКонтакте» и Facebook, ищите новые видео на нашем канале в YouTube, и читайте нас в «Яндекс.Дзене» и подписывайтесь на нашу еженедельную рассылку

Ещё больше пользы