Командировка — это по своей сути такое же путешествие, как и туристическая поездка. Разница в частностях: цель — не отдохнуть, а выполнить рабочую задачу в другом городе. Поэтому, как и в любом путешествии, важно заранее всё спланировать, продумать маршруты, активности и, разумеется, забронировать жильё. Рассказываем, на что нужно обратить внимание при выборе отеля в командировке.

Близость к рабочему объекту

Дорога всегда отнимает силы, и это сказывается на продуктивности. Важно выбрать отель как можно ближе к офису или объекту, где нужно будет работать, либо в пешей доступности от остановок общественного транспорта, если предполагаются рабочие поездки по городу. Если будете передвигаться на машине, заранее узнайте, есть ли на территории отеля парковка для гостей.

Полезно также заблаговременно выяснить, есть ли рядом продуктовые магазины, кафе и сервисы, без которых в командировке будет сложно, — например, прачечная (если такой услуги нет в отеле).

Трансфер

В некоторых городах добраться от аэропорта или вокзала до отеля — отдельное приключение. Чтобы не тратить на него энергию, уточните, организовывает ли ваш объект размещения трансфер от места прибытия. Так можно основательно сэкономить и время, и нервы.

Интернет и розетки в номере

В командировках иногда приходится доделывать работу вечером или даже ночью, поэтому важно, чтобы в номере (или хотя бы в лобби) был стабильный и быстрый интернет. Если предполагаются рабочие созвоны по видеосвязи или прямые трансляции, лучше заранее уточнить в отеле наличие удобного места для работы и безлимитного интернет-соединения.

При планировании рабочей поездки также полезно будет узнать тип розетки в номере, чтобы не переживать о зарядке рабочего ноутбука и гаджетов.

Питание и ранний завтрак

Включённое питание в ресторане отеля — очень практично для командированных, а если завтрак ранний — тем более: можно успеть поесть перед работой и не забивать себе голову поисками кафе. Ещё удобнее, если в отеле есть доставка еды в номер: так не придётся тратить время даже на путь до гостиничного ресторана.

На что ещё стоит обратить внимание

Кроме вышеперечисленного, в рабочих поездках стоит учесть ещё несколько факторов:

• круглосуточный ресепшен и поздний/ранний заезд
• услуга «звонок-будильник» — для тех, кто боится проспать даже с зуммером на смартфоне
• дополнительный набор удобств, в частности фен, утюг, щётка для обуви, — чтобы в любой момент можно было оперативно собраться и уехать по делам
• сейф
• в зарубежных поездках — банкомат или обменник валюты в отеле или в пешей доступности

Оформление документов

Важно учитывать, что в любой организации есть положение о командировках, в котором указаны пределы стоимости и класса гостиничных номеров для конкретного работника. Перед тем как бронировать номер, убедитесь, что он соответствует этим требованиям.

Для рабочих поездок обязательно нужно выбирать отели, которые принимают безналичный расчёт и предоставляют отчётные документы: контрольно-кассовый чек или счёт-фактуру с печатью и подписью.

Отчётная волокита — не самое приятное занятие. Хорошо, что у нас есть раздел Туту Командировки, с помощью которого удобно организовывать командировки: все билеты, отели и отчёты в одном месте, быстрое оформление, документы для бухгалтерии готовы сразу после оплаты.